CODUL DE CONDUITĂ

MELSAM CONSTRUCTION SRL

1. Scopul și obiectivele codului de etică și conduită profesională

Acest Cod de Etică și Conduită Profesională stabilește regulile de comportament etic în timpul îndeplinirii atribuțiilor de serviciu. Este aplicabil atât personalului de conducere și personalului executiv al companiei, cât și partenerilor acesteia.

Personalul pe baza de contracte individuale de munca, precum si partenerii, vor respecta si pune in practica regulile si principiile etice promovate de acest cod, pentru a evita disfunctiile in exercitarea atributiilor de serviciu cat si in afara acestora, in scopul evitarii prejudiciului intereselor si/sau imaginii firmei.

Prin însușirea și aplicarea regulilor de comportament etic de către toți angajații, compania își propune:

• cresterea standardelor de calitate a serviciilor noastre si a atributiilor specifice, conform fisei postului;

• crearea unui mediu adecvat pentru desfășurarea activității profesionale și prevenirea practicilor neconforme;

• informarea tuturor părților interesate (autorități, furnizori, contribuitori etc.), cu privire la standardele de comportament moral și de conduită profesională pe care au dreptul să le aștepte de la toți angajații companiei;

Regulile de comportament etic și profesional vor fi interpretate în toate cazurile, în strânsă corelație cu legile în vigoare, cu prevederile contractului colectiv de muncă aplicabil, cu alte prevederi și reglementări privind conflictul de interese, integritate și reglementări legate de competența profesională, cu prevederile contractului colectiv de munca aplicabil, cu alte prevederi si reglementari privind conflictul de interese, integritate si competenta profesionala

Regulile de comportament etic și profesional vor fi interpretate în toate cazurile, în strânsă corelație cu legile în vigoare aferente, cu prevederile contractului colectiv de muncă aplicabil, precum și cu alte reguli privind conflictul de interese, integritate și competență profesională.

2. Principii generale de etică și conduită profesională

Angajații companiei trebuie să își îndeplinească atribuțiile cu integritate și competență, acționând cu bună-credință, diligență și loialitate față de companie.

Angajații au obligația de a promova o conduită adecvată, care să nu ridice suspiciuni privind corectitudinea și imparțialitatea în activitățile desfășurate la locul de muncă.

Angajații vor sprijini și vor contribui activ la menținerea unui mediu adecvat activității. Atitudinea salariaților față de colegi, subordonați, angajatori și superiori, precum și față de colaboratorii companiei, organele de control, terții cu care intră în contact în exercitarea atribuțiilor de serviciu, trebuie să fie caracterizată de solicitudine, respect și bună-credință.

Toate informațiile la care are acces angajatul sau care sunt primite în cursul exercitării atribuțiilor sale, sau independent de calitatea sa de angajat și care au legătură cu societatea, sunt confidențiale. Regula este aplicabilă cu excepția cazului în care divulgarea lor este autorizată în mod expres de conducerea societății, este impusă de lege, ori de organele de control sau de cercetare, împuternicite legal, ori de instanțele de judecată. Obligația de confidențialitate este nelimitată în timp.

Salariatii vor urmari, pe toata durata activitatii lor, sa isi imbunatateasca performantele profesionale, contribuind la realizarea scopurilor profesionale ale angajatorului si la cresterea calitatii sarcinilor indeplinite in indeplinirea atributiilor de serviciu.

3. Statutul comportamentului etic profesional

Angajaților le este interzis comportamentul care poate cauza daune companiei, precum cele prezentate mai jos, și nu numai:

• efectuarea de declarații false sau ascunderea unor chestiuni de fapt, cu rea-credință sau din alte motive nepotrivite;

• utilizarea resurselor companiei sau a timpului efectiv de lucru în alte scopuri decât pentru îndeplinirea atribuțiilor specifice serviciului;

• consilierea, permiterea sau neglijarea în mod intenționat de a observa faptele terților care acționează cu rea-credință sau ilegal împotriva intereselor companiei;

• ascunderea unor aspecte esenţiale sau furnizarea de informaţii eronate, la solicitarea superiorilor sau a colegilor cu care se află în relaţii de colaborare la locul de muncă sau a organelor de control abilitate legal.

Este obligatoriu ca angajatii sa ajunga la locul de munca conform programului aprobat adus la cunostinta lor, sa respecte si sa foloseasca eficient timpul de lucru.

Angajații trebuie să se prezinte la locul de muncă adecvat pentru îndeplinirea sarcinilor lor, să nu se afle sub influența băuturilor alcoolice sau a drogurilor și, de asemenea, să aibă un aspect decent și îngrijit.

Fumatul este permis numai în locuri special amenajate, conform legilor în vigoare. Angajații trebuie să întrețină și să utilizeze corespunzător utilajele aflate în gestiune, tehnologia informatică, instalațiile, echipamentele, alte bunuri utilizate la locul de muncă.

Este interzisa distrugerea, alterarea sau falsificarea documentelor sau bazelor de date ale societatii, precum si folosirea acestora in alte scopuri decat pentru indeplinirea atributiilor atribuite.

Salariații sunt obligați să păstreze secrete profesionale și confidențialitate cu privire la informațiile sau documentele de care iau cunoștință în exercitarea atribuțiilor de serviciu.

Este strict interzisa comunicarea de date sau informatii referitoare la activitatea societatii. Solicitanții de astfel de date vor fi îndrumați către conducerea companiei sau către persoanele mandatate de conducerea companiei.

Angajaților li se interzic actele de fraudă în legătură cu activitatea specifică, corupție sau favorizarea acesteia (de exemplu, acte de primire/dare de mită, trafic de influență, primire/acordare de beneficii necuvenite - bani, servicii, cadouri - sau promiterea de favoruri în schimb pentru ele).

Angajații trebuie să evite orice situație care implică sau poate genera conflicte între propriile interese și interesele Melsam Construction SRL.

Salariații au obligația de a nu prejudicia onoarea, reputația și demnitatea persoanelor cu care se află în relații de muncă, precum și cu celelalte persoane - contribuabili, terți, organe de control - cu care intră în contact în exercitarea îndatoririle lor, prin utilizarea expresiilor jignitoare, dezvăluirea unor aspecte ale vieții private sau făcând declarații calomnioase.

Salariații cu funcții de conducere, în exercitarea unor sarcini specifice, au obligația:

• să asigure egalitatea de şanse şi tratament în ceea ce priveşte dezvoltarea carierei personalului din subordine

• să revizuiască și să aplice corect criteriile de evaluare a competenței profesionale pentru personalul din subordine, atunci când propune sau aprobă avansări, promovări, transferuri, numiri, concedieri sau acordarea de stimulente materiale sau morale, excluzând orice fel de favoritism sau discriminare.

Este interzis angajaților să favorizeze sau să limiteze accesul sau promovarea pe baza unor criterii discriminatorii legate de sex, religie, vârstă, etnie, rudenie, afinitate sau alți factori.

Politica de combatere a mituirii si a coruptiei

În plus, compania noastră include în codul de conduită o politică anti mită și anticorupție.

Această politică stabilește principiile și regulile relevante care trebuie respectate de către angajați, colaboratori, afiliați și orice persoană care are sau va avea relații contractuale cu Grupul Melsam Construction SRL, în ceea ce privește respectarea conceptelor anticorupție.

Dacă cadrul legal dintr-o anumită piață sau țară este mai strict decât această politică, se va lua în considerare legislația aferentă. Această politică devine aplicabilă de la 1 octombrie 2022 și trebuie implementată de Melsam Construction, precum și de toate companiile din grup. Pentru situațiile în care este identificată necesitatea unor reguli departamentale mai stricte, aceste restricții suplimentare pot fi implementate fără a afecta această politică.

Corupția reprezintă utilizarea abuzivă a puterii publice, în scopul satisfacerii intereselor personale sau de grup. Este foarte frecventă în societate și este deosebit de gravă deoarece favorizează interesele indivizilor, în special în zona economică, afectarea intereselor colective prin: însuşirea, deturnarea şi utilizarea resurselor publice în interes personal, ocuparea funcţiilor publice prin relaţii preferenţiale, încheierea unor tranzacţii. prin eludarea prevederilor morale si legale.

Corupția se referă la un ansamblu de activități imorale, ilicite, ilegale, desfășurate nu numai de persoane fizice cu funcții de conducere sau care exercită un rol public, ci și de diferite grupuri și organizații, publice sau private, în scopul obținerii de avantaje materiale sau morale sau un nivel superior de statut social prin folosirea formelor de constrângere, șantaj, înșelăciune, mită, cumpărare, intimidare.

Prin urmare, termenul „corupție” este direct legat de cel de „integritate”. Corupția nu se întâlnește doar în mediul public, ci și în cel privat și nu are în vedere doar beneficii financiare, ci și avantaje de orice fel, inclusiv nemateriale, precum aprobari, escaladarea structurii ierarhice etc.

Mita este o sumă de bani sau orice alt obiect dat sau promis unei persoane pentru a o determina să-și încalce îndatoririle de serviciu sau să le îndeplinească conform dorințelor ilegale ale unei persoane.

Elementele determinante ale acestei politici anti-mita si anticoruptie sunt reprezentate de valorile sociale si economice pe care legea are datoria sa le protejeze.

Grupul nostru interzice angajaților și colaboratorilor să ofere, să promită, să autorizeze sau să accepte și să solicite, direct sau indirect, orice plată, cadou sau orice obiect de valoare cu scopul de a obține avantaje necuvenite.

Politica anticorupție și antimită se aplică la:

• Directori

• Manageri

• Angajati si colaboratori

• Soții și membrii familiei

4. Principii și reguli de bază

Angajaților/colaboratorilor le este interzis să mituiască sau să folosească intermediari (agenți, consultanți, distribuitori) pentru a obține avantaje necuvenite prin luare de mită. Compania Melsam nu face diferență între reprezentanții publici și persoanele fizice din sectorul privat în ceea ce privește oferirea/primirea de mită, întrucât mita nu este acceptată sub nicio formă, nici unei persoane, indiferent de statutul acestora, conform politicii noastre.

Companiile noastre vor solicita întotdeauna o analiză a actului de a oferi sau de a promite orice obiect de valoare oricărei persoane, dacă această acțiune ar putea fi considerată ilegitimă. Pentru orice nelămuriri cu privire la acest subiect, informațiile pot fi obținute de la Departamentul Juridic.

Mita poate lua diverse forme, de la numerar la produse/servicii valoroase. Mai mult, chiar și anumite practici comerciale comune sau activități sociale, în anumite circumstanțe, pot fi considerate acte de mită și corupție.

5. Legătura cu funcționarii publici

Melsam nu face diferența între funcționarii publici și persoanele private în aplicarea regulilor anti-mita. Cu toate acestea, este deosebit de importantă recunoașterea persoanei cu titlul de funcționar public deoarece acestei categorii sunt aplicabile reguli mai stricte și mai specifice, care nu se aplică în mediul de afaceri privat.

Termenul de „funcționar public” în legislația română este definit ca persoana care:

a) îndeplinește atribuții și responsabilități, stabilite în condițiile legii, în vederea realizării prerogativelor puterii legislative, executive sau judecătorești;

b) se află într-o funcție de demnitar sau o funcție publică de orice natură

c) singur sau nu, în cadrul unei guvernări autonome, un alt operator economic sau o persoană juridică cu capital integral sau majoritar de stat, îndeplinește atribuții legate de realizarea activității sale specifice;

De asemenea, este considerată funcționar public, persoana care prestează un serviciu de interes public pentru care a fost învestit de autoritățile publice sau care se află sub controlul sau supravegherea acestora cu privire la îndeplinirea serviciului public respectiv.

Toți angajații, colaboratorii și afiliații Melsam trebuie să aibă un comportament adecvat și vor aplica doar practici etice și corecte. Aceștia nu vor participa și nu vor iniția nicio activitate care ar putea afecta integritatea funcționarului public, reputația companiei Melsam sau a companiilor din grup.

Interacțiunea dintre Melsam și funcționarii publici trebuie să fie condusă de cele mai înalte standarde de etică și profesionalism și este necesar să se evite orice conflict de interese sau comportament care ar putea duce la ideea de a oferi avantaje de orice natură și/sau de trafic/cumpărare de influență.

6. Plăți de facilitare

Melsam Construction interzice orice plăți de facilitare, deoarece sunt considerate un alt tip de mită. Aceste plăți sunt neoficiale, nepotrivite – nu neapărat de valori mari – care facilitează obținerea rezultatelor într-un mod mai scurt decât cel legal. Aceste plăți de facilitare au scopul de a reduce timpul de răspuns și de acțiune din partea organismelor guvernamentale.

Angajații noștri nu trebuie să accepte sau să solicite cadouri, plăți sau alte stimulente și favoruri pentru a desfășura activități pentru și în numele companiei sau companiilor din grup. Cadourile, ospitalitatea și/sau evenimentele de divertisment nu trebuie să fie niciodată promise sau oferite în scopul obținerii de favoruri pentru Melsam, pentru a recompensa astfel de acțiuni deja întreprinse sau pentru a înlătura dezavantajele companiei sau companiilor grupului în afacerea respectivă. Banii, cadourile sau echivalentele de numerar (de exemplu: vouchere) nu ar trebui să fie date niciodată.

Un angajat poate oferi sau accepta ospitalitate în limite decente, de la un partener potențial sau actual, atâta timp cât politicile interne și cultura de afaceri permit astfel de acțiuni și numai dacă nu aduc prejudicii numelui companiei.

De asemenea, în aceleași condiții ca cele prezentate mai sus, pot fi oferite sau primite cadouri de valoare modestă, numai dacă sunt permise de practicile locale, politicile și procedurile companiei, precum și produse promoționale precum agende, calendare și orice rechizite de birou minore. În toate cazurile, toate cheltuielile generate trebuie să fie documentate în mod transparent, aprobate de superiori și înregistrate, conform standardelor locale.

Înainte de a iniția noi oportunități de afaceri, va fi efectuată o revizuire a partenerului(ilor) de afaceri în ceea ce privește integritatea și cerințele acestei politici. Pentru riscurile potențiale identificate cu privire la practicile anti-mită și anticorupție, contractul(ele) vor fi încheiate/negociate în așa fel încât aceste riscuri să fie acoperite, pentru siguranța afacerii Melsam.

7. Legătura cu terți

Companiile Grupului Melsam pot desfășura relații comerciale cu un terț, numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

• A fost identificată o nevoie reală pentru bunurile/serviciile furnizate de terț;

• Preturile practicate de tert se incadreaza in limitele de pe piata;

• Terțul este potrivit din punct de vedere al analizei anticorupție;

• Tranzacția se desfasoara printr-un document cu efect juridic (contract, comandă fermă).

8. Reguli de implementare a politicii anticorupție

Angajații trebuie să cunoască și să urmeze conceptele și regulile descrise în această procedură și să respecte întreaga politică anticorupție.

Departamentul juridic poate oferi informații și îndrumări cu privire la aplicarea politicii în orice moment.

Nerespectarea acestei politici nu va fi tolerata si poate duce la cercetare disciplinara sau chiar atrage aplicarea de sanctiuni pana la cele mai grave: reducerea salariului sau incetarea contractului individual de munca.

Fiecare lider de echipă din cadrul Melsam este responsabil de distribuirea acestei politici și de ghidarea echipei din subordine, pentru a înțelege regulile. Melsam se așteaptă ca întreaga echipă de management să conducă prin exemplul în toate situațiile și solicită tuturor angajaților și colaboratorilor săi să respecte principiile și regulile anti-mită și anticorupție.

Această procedură se aplică tuturor angajaților, fiind implementată, monitorizată și aplicată în mod continuu.

9. Procedura de raportare pentru încălcarea politicii

Angajații Melsam Construction și partenerii de afaceri care știu sau cred în mod rezonabil că au avut loc încălcări ale acestei politici trebuie să raporteze cât mai curând posibil prin:

E-mail: liviu.tintar@melsam.com

Numar de telefon: 0314343374

Adresa: Melsam Construction SRL, str. Nicolae G. Caramfil, nr. 49, etaj 5, sector 1, București.

Orice raport va fi tratat cu cea mai mare confidențialitate și nu va exista nicio acțiune împotriva reclamantului ca urmare a raportului. De asemenea, orice raportare trebuie depusă cu bună-credință, bazată pe acțiuni adevărate.